Fizičko sredjivanje dokumentacije je početna faza priprema za kvalitetnu digitalizaciju dokumentacije. U ovoj fazi kreira se lista kategorija registraturskog materijala uz definisane rokove čuvanja. To je polazni document za kreiranje arhivske knjige koja definiše pripadnost I količinu kompletne arhive. Nakon uspešne pripreme dokumentacije, postižemo maksimalnu brzinu skeniranja dokumentacije.

Na ovaj način kreirana elektronska dokumenta se uz korišćenje naše aplikacije DocART, indeksiraju i unose u bazu podataka sa atributima koji omogućuju lako pretraživanje.

Skeniranje i digitalizaciju poslovne dokumentacije vršimo u našem sken centru ili na lokaciji klijenta. Skenirana poslovna dokumentacija omogućuje brži pristup poslovnoj dokumentaciji uz dodatnu zaštitu ovako sačuvanih dokumenata.

Korišćenjem profesionalnih dokument skenera, postižemo visok kvalitet izlaznih fajlova. Zavisno od kvaliteta ulazne dokumentacije, standardni deo procedure skeniranja je obrada izlaznih rezultata skeniranja, kako bi smo postigli što efektivniji i kvalitetniji rezultat skeniranja.

U svom sken centru, posedujemo opremu za skeniranje tehničke dokumentacije formata do A0, neograničene dužine. Zavisno od kvaliteta ulazne dokumentacije, određujemo način skeniranja, korišćenjem zaštitnih folija ili bez. Ovako kreirani fajlovi, u zavisnosti od rezolucije (do 1200dpi) mogu biti gigantskih veličina, te o tome svakako treba voditi računa u fazi smeštaja i korišćenja.

Ova vrsta dokumentacije se skenira na specijalnim skenerima za knjige. Za ovu vrstu skeniranja koristimo profesionalne ZEUTSCHEL skenere, koji nam omogućuju izuzetan kvalitet skeniranog materijala.

Zbog same specifičnosti knjiga koje skeniramo, neophodno je pažljivo rukovanje, posebno za slučajeve starijih knjiga. Sama konstrukcija ovakvih skenera, omogućuje bezbedno skeniranje, jer se proces skeniranja obavlja sa skenerom koji nema fizičko kontakt sa materijalom koji se skenira.

OCR proces kao takav, vrši prepoznavanje i konverziju grafičkih formata skenirane dokumentacije u prepoznatljive reči/tekst, kasnije dostupan za pretraživanje. Ovaj proces obavljamo izborom čitave grupe skenirane dokumentacije. U zavisnosti od kvaliteta ulaznih originalnih dokumenata (pisaća mašina, rukopis, matrični štampač, laserski štampač) postiže se manji ili veći stepen prepoznatljivosti originalnog dokumenta. Ovako dobijene rezultate, ubacujemo u našu DocART bazu podataka, radi pretrage elektronske arhive prema unutrašnjem sadržaju.